Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönotto viivästyy
Hyvinvointialueella on satoja palveluntuottajia, joita käyttöönotto koskee. Ostopalveluita on esimerkiksi asumispalveluissa, lastensuojelussa, kotihoidossa ja vammaispalveluissa.
Rekisterinkäyttöoikeuden avulla esimerkiksi hyvinvointialueen sosiaalityöntekijä ja palveluntuottajan työntekijä voivat katsoa omista asiakastietojärjestelmistään toistensa kirjaamia tietoja. Työntekijälle näkyvät ne asiakastiedot, joihin hänelle on määritelty käyttöoikeudet. Palveluntuottaja voi siis käsitellä ja tallentaa palvelussaan syntyvät asiakastiedot suoraan Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakasrekisteriin Kanta-palveluissa.
Hyvinvointialueella on jo tekninen valmius käyttöönottoon, mutta määrittelytyö on vielä kesken. Vielä on määriteltävä esimerkiksi käyttöoikeuksiin liittyviä asioita ja miten käyttöönotossa toimitaan. Käyttöoikeuden liittyvät kiinteästi asiakkaiden tietoturvaan ja yksityisyyden suojaan, joten prosessin on oltava sisäisesti ja palveluntuottajien suuntaan selkeä ennen kuin käyttöönotoissa voidaan edetä.
Palveluntuottajat toimivat voimassa olevien sopimusten ja nykyisten tietoturvallisten menettelytapojen mukaisesti, kunnes uusi toimintatapa on käytössä. Voit ilmoittaa käyttöönottovalmiudesta palveluntuottajana tai kysyä lisätietoja lähettämällä viestin osoitteeseen palveluntuottajat.asiakastieto@ovph.fi. Asiakastietoja ei saa lähettää tavallisella sähköpostilla eikä edellä mainittuun osoitteeseen.
Mitä rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönotto edellyttää palveluntuottajalta?
Palveluntuottajan tulee:
- olla liittynyt Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon
- käyttää Kanta-yhteensopivaa asiakastietojärjestelmää, joka tukee rekisterinkäyttöoikeutta ja rakenteista kirjaamista
- varmistaa järjestelmätoimittajaltaan järjestelmän tekninen valmius
- huolehtia henkilöstön käyttöoikeuksista, perehdytyksestä, tietosuojasta ja tietoturvasta
- osallistua tarvittaessa Pohjanmaan hyvinvointialueen kanssa tehtävään käyttöönottokokeeseen.
Lisätietoa edellytyksistä löytyy Kanta-palvelujen RKO-ohjeesta.
Palveluntuottajat, joilla ei ole soveltuvaa asiakastietojärjestelmää
Pohjanmaan hyvinvointialueella on erilliset toimintaohjeet pienille palveluntuottajille, joilla ei ole sähköistä asiakastietojärjestelmää tai jotka eivät voi ottaa rekisterinkäyttöoikeutta käyttöön. Ohjeissa määritellään:
- miten asiakastiedot dokumentoidaan ja säilytetään tietoturvallisesti
- mitä tietoja palveluntuottajan tulee toimittaa hyvinvointialueelle
- missä muodossa ja millä tietoturvallisella tavalla tiedot toimitetaan
- miten tiedot viedään Pohjanmaan hyvinvointialueen rekisteriin ja arkistoidaan Kanta-palveluihin.
Kysymykset koskien arkistointia palvelun päätyttyä voit lähettää osoitteeseen potilaskertomusarkisto@ovph.fi.