Neljä palkkapäivää tammikuussa – ensimmäinen palkka-ajo onnistunut

Pohjanmaan hyvinvointialueen ensimmäinen palkanmaksupäivä on perjantaina 13. tammikuuta. Tuolloin palkat maksetaan vakihenkilöstölle. Palkka-ajo on onnistunut ja vakituinen henkilöstö on jo voinut tarkastaa palkkalaskelmansa verkkopankissa.

– Palkkalaskelmat ovat olleet verkkopankissa nyt muutaman päivän ajan. Tähän asti on todettu kolme tapausta, jossa palkka puuttuu, ja nämä on korjattu, sanoo HR-johtaja Ann-Charlott Gröndahl.

Määräaikaisille henkilöille maksetaan palkka kuun viimeisenä päivänä. Näiden tavanomaisten palkanmaksupäivien lisäksi hyvinvointialue on varautunut kahteen ylimääräiseen palkanmaksupäivään tammikuussa, sillä maksettavana on vanhoihin organisaatioihin liittyviä maksuja, jotka on käsiteltävä tavanomaisesta poikkeavalla tavalla.

Suurten tietomäärien siirtäminen on aina riski

Pohjanmaan hyvinvointialue on varautunut mahdollisiin virheisiin palkoissa selkeillä ohjeistuksilla ja toimintaohjeilla. Virheet ovat mahdollisia, sillä koko 8000 henkilön henkilöstö on siirretty uuteen tietokantaan.

– Lainsäädäntö on velvoittanut meitä aloittamaan itsehallintoalueelle täysin uuden tietokannan. Sen vuoksi myös hyvinvointialueen kuntayhtymässä työskennelleiden henkilöiden tiedot on täytynyt luoda uudelleen, kertoo HR-johtaja Ann-Charlott Gröndahl.

Tietojen siirtoon valmistauduttiin hyvin ja henkilöstöä siirtäviä organisaatioita on ohjattu koko syksyn ajan. Organisaatioilla ja esihenkilöillä on ollut esimerkiksi tietyt määräpäivät, jonka jälkeen tietoja ei ole saanut muuttaa. Siirroissa on käytetty automatiikkaa niin paljon kuin mahdollista, mutta tietyt tehtävät on tehtävä käsin.

– Henkilöstötiedot elävät koko ajan, minkä vuoksi näin massiivisessa tietojen siirrossa ei voida täysin välttyä virheiltä tai puutteellisilta tiedoilta, vaikka viime kuukausina kaikkia palkkaan vaikuttavia palvelussuhdemuutoksia on yritetty välttää, sanoo Gröndahl.

Virheitä henkilöstön tiedoissa voi olla esimerkiksi erilaisissa palkanlisissä ja korvauksissa sekä työaikaprosenteissa.

– Henkilöstö on saanut selkeät ohjeet siitä, miten tulee toimia, jos palkassa on virheitä, sanoo Gröndahl.

Henkilöstö on saanut selkeät ohjeet siitä, miten tulee toimia, jos palkassa on virheitä

Ann-Charlott Gröndahl

Palkanmaksun prosessi hoidetaan yhteistyössä Micobotnian kanssa. Micobotnian vastuulla on itse palkanmaksu ja siihen liittyvät selvitykset ja korjaukset. Isot virheet, kuten täysin puuttumaan jäänyt palkka, korjataan heti. Muut virheet korjataan selvitystyön jälkeen.

– Teemme tiivistä yhteistyötä Micobotnian kanssa, jotta kaikki sujuisi mahdollisimman hyvin. Seuraamme myös korjaustöitä, että kaikki saisivat palkka-asiat kuntoon mahdollisimman nopeasti, sanoo Gröndahl.