Asiakirjajulkisuuskuvaus

Hyvinvointialueen johtavilla viranhaltijoilla on toimivalta päättää tietopyynnöistä omilla vastuualueillaan aluehallituksen alaisuudessa. Vastaavasti kaikille tulosaluevastaaville ja tulosyksikkövastaaville viranhaltijoille annetaan toimivalta käsitellä ja ratkaista vastuualueitaan koskevat tietopyynnöt omalla vastuualueellaan. Hallituksen asiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin vastaa joko hallituksen kokousasiaa esitellyt tai valmistellut viranhaltija. Hallituksen jaostojen asiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin vastaavat ensisijaisesti jaoston kokousasian esittelijä ja toissijaisesti kokousasiaa valmistellut viranhaltija.

Hyvinvointialueen johtavia viranhaltijoita ovat sektorijohtajat, professiojohtajat sekä toimialajohtajat.
Hyvinvointialuehallinnon johtavia viranhaltijoita ovat hallintojohtaja, strategia- ja kehitysjohtaja, laatujohtaja, talousjohtaja, HR-johtaja ja viestintäjohtaja.

Hyvinvointialueella julkaistavat viranhaltijapäätökset, toimielinten kokousasiakirjat, kuulutukset ja muut lain nojalla yleisölle julkaistavat asiakirjat (esim. hallintosääntö ja talousarviot) ovat saatavilla suoraan hyvinvointialueen verkkosivuilla. Muista asiakirjoista täytyy tehdä erikseen tietopyyntö.

• Kuulutukset (linkki kuulutuksiin)
• Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat (linkki kokousasiakirjoihin)
• Viranhaltijapäätökset (linkki kuulutuksiin)
• Sidonnaisuudet (linkki sidonnaisuusrekisterin tietoihin)
• Muut asiakirjat (linkki selosteet ja dokumentit)

Pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu. Maksujen suuruuden päättää aluehallitus.

Viranomaisen julkisesta asiakirjasta tai asianomaiselta asianomaisjulkisen asiakirjan tiedoista tai luovuttamisesta ei peritä maksua viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 34 § 1 momentin mukaan, kun:

• Asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
• Asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi ja jäljennettäväksi
• Sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
• Asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Potilaiden ja asiakkaiden tekemistä tietopyynnöistä ei laskuteta asiakirja- ja/tai tietopalvelumaksuja.

Tieteellisien tutkimuspyyntöjen kohdalla maksut määräytyvät hyvinvointialueen vahvistaman asiakirja- ja tietopalvelumaksuhinnaston mukaisesti.

Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastietojen tietovaranto sisältää sosiaalipalveluiden asiakkaiden henkilötiedot sekä heidän asiakasasiakirjansa. Asiakasasiakirjat ovat sosiaalihuollossa syntyneitä ja vastaanotettuja asiakirjoja tai tallenteita. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoryhmät

• Iäkkäiden palvelut
• Lapsiperheiden palvelut
• Lastensuojelu
• Perheoikeudelliset palvelut
• Päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut
• Työikäisten palvelut
• Vammaispalvelut

Tietojärjestelmät

• Asiakastietojärjestelmä, LifeCare –järjestelmä
• Asianhallintajärjestelmä (päätöksiin liittyvät oikaisupyynnöt, muistutukset, kantelut, tietopyynnöt)

Sosiaalihuollon tietopyynnöt

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa omat asiakastietonsa. Alaikäinen voi tarkastaa omat asiakastietonsa, jos hän kykenee huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muussa tapauksessa tarkastusoikeutta voi käyttää hänen huoltajansa.

Asianosainen voi saada tietoja viranomaisessa vireillä olleesta tai olevasta asiasta, jos hänen pyytämänsä tiedot ovat voineet vaikuttaa asian käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia käsitelty asia koskee.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: asiakkaan tai lähettäjän nimi, henkilötunnus, aikaväli, asiointiyksikkö.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse. Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa.

Tulostettavat tai sähköisesti täytettävät lomakkeet löydät:

Asiakkaan ja potilaan oikeudet / tiedonsaantioikeudet

Postitusosoite:

Pohjanmaan hyvinvointialue / Sosiaalihuollon kirjaamo
PL 1
65131 Vaasa

Käyntiosoite: XA1, Hietalahdenkatu 2–4, 65130 Vaasa, aukioloaika arkisin ma-pe kello 9.00–15.00.
Sähköpostiosoite: sosiaalihuolto.kirjaamo(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.

Potilastietojen tietovaranto sisältää Pohjanmaan hyvinvointialueen potilaiden henkilötiedot sekä heidän potilasasiakirjansa. Potilasasiakirjat ovat potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, terveydenhuollossa laadittuja tai sinne saapuneita asiakirjoja tai tallenteita. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoryhmät

• Potilashallinnolliset tiedot
• Potilasrekisteri
• Ajanvaraustiedot
• Laaturekisterit

Tietojärjestelmät

• Perusterveydenhuolto, TerveysLifecare
• Suun terveydenhuolto, Lifecare
• Erikoissairaanhoito, TerveysLifecare
• Ikääntyiden asumispalvelut ja kotihoito, TerveysLifecare

Terveydenhuollon tietopyynnöt

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa omat potilastietonsa. Alaikäinen voi tarkastaa omat potilastietonsa, jos hän kykenee huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muussa tapauksessa tarkastusoikeutta voi käyttää hänen huoltajansa.

Asianosainen voi saada tietoja viranomaisessa vireillä olleesta tai olevasta asiasta, jos hänen pyytämänsä tiedot ovat voineet vaikuttaa asian käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia käsitelty asia koskee.

Kuolleen henkilön tietoja voidaan luovuttaa lähiomaisille vain poikkeustapauksissa, jos tiedot voivat vaikuttaa vireillä olevan asian käsittelyyn, esimerkiksi kun henkilön epäillään kuolleen hoitovirheen takia.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: potilaan tai lähettäjän nimi, henkilötunnus, aikaväli, hoitoyksikkö.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse.
Kuvantamistutkimukset toimitamme CD-tallenteena. Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa.

Tulostettavat tai sähköisesti täytettävät lomakkeet löydät:

Asiakkaan ja potilaan oikeudet / tiedonsaantioikeudet

Postitusosoite:

Pohjanmaan hyvinvointialue / Potilaskertomusarkisto
Hietalahdenkatu 2–4
65130 Vaasa

Sähköpostiosoite: potilaskertomusarkisto(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.

Pelastustoimen tietovaranto sisältää pelastustoimelle määrättyjen tehtävien järjestämiseen tarvittavat tiedot.
Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoryhmät

• Sopimuksen perusteella pelastustoimintaan osallistuvien henkilörekisteri
• Toimenpiderekisteri
• Valvontarekisteri
• Varautumistehtävien rekisteri

Tietojärjestelmät

• Asianhallintajärjestelmä
• Palotarkastusjärjestelmä Merlot
• Resurssi- ja onnettomuustilastojärjestelmä Pronto

Pelastustoimen tietopyynnöt

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Asianosainen voi saada tietoja pelastuslaitoksen suorittamista toimenpiteistä pelastustoimen toimialaan liittyvissä tehtävissä tai onnettomuuksissa. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia viranomaisessa käsitelty asia koskee.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: asianosaisen/lähettäjän nimi, tapahtumapaikka ja -aika, asian aihe tai tunnus (diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse. Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa.

Postitusosoite:

Pohjanmaan hyvinvointialue
Kirjaamo / Pela
Hietalahdenkatu 2–4
65101 Vaasa

Käyntiosoite: Sepänkyläntie 14–16, 65100 Vaasa. Aukioloaika arkisin kello 9–15.

Sähköpostiosoite: pohjanmaanpelastuslaitos(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.

Hallinnon tietovaranto sisältää Pohjanmaan hyvinvointialueen johtamisen ja päätöksenteon, kehittämisen, ohjaamisen, seurannan ja valvonnan sekä yhteisten tukipalveluiden muodostamat tietokokonaisuudet.

Tietovarantoon tallennetaan tietoa esimerkiksi hyvinvointialueen sopimuksista, taloudesta, hankkeista, riskienhallinnasta, toimielinten työskentelystä sekä luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksista. Tietovarannossa ylläpidetään myös hyvinvointialueen toiminnan tilastotietoja sekä viestintä- ja sidosryhmätietoja.

Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä asioita ja asiakirjoja.

Tietoryhmät

• Asiarekisteri; saapuneiden asioiden ja asiakirjojen kirjaaminen
• Asiakaspalautteet
• Haitta- ja vaaratapahtumailmoitukset
• Hankerekisteri
• Laadun- ja valvonnan aineistot
• Sidonnaisuusrekisteri
• Riskienhallinnan tiedot
• Kiinteistöt ja tekniikan aineistot
• Tietohallinto
• Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat
• Viranhaltijapäätökset

Tietojärjestelmät

• Asiakaspalautejärjestelmä Roidu
• Asianhallintajärjestelmä Dynasty
• Rekisterienhallintajärjestelmä
• Riskienhallintajärjestelmä Granite
• Sopimushallintajärjestelmä Cloudia
• Sähköinen kokousjärjestelmä CloudMeeting
• Vaaratapahtumien raportointijärjestelmä HaiPro

Hallinnon tietopyynnöt

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. Voimme pyytää myös muita lisätietoja, jos tietojen luovuttamisen edellytystä tarvitsee selvittää tarkemmin.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse.
Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa. Paperitulosteista voimme periä maksun.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: asianosaisen/lähettäjän nimi, asian aihe tai tunnus (diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä.

Postitusosoite:
Pohjanmaan hyvinvointialue / Kirjaamo
Hietalahdenkatu 2–4
65130 Vaasa

Käyntiosoite: XA-talon 1. kerros. Aukioloaika arkisin kello 9–15.

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.

Henkilöstötietojen tietovaranto sisältää Pohjanmaan hyvinvointialueen nykyisen ja entisen henkilöstön, luottamushenkilöiden, sijaisten, työharjoittelijoiden ja opiskelijoiden henkilötiedot sekä tietokokonaisuudet, jotka liittyvät heidän toimintaansa tai työskentelyynsä hyvinvointialueella.

Tietovarantoa käytetään henkilöstön palvelus- ja virkasuhteiden hoitoon ja järjestämiseen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen liittyvien asiakirjojen rekisteröimiseen. Tietovarantoon tallennetaan tietoja esimerkiksi työhakemusten käsittelystä, työajanseurannasta, palkanmaksusta ja käyttöoikeuksien hallinnasta.

Tietovaranto sisältävät sekä julkisia että salassa pidettäviä asioita ja asiakirjoja.

Tietoryhmät

• Henkilöstörekisteri
• Luottamushenkilörekisteri
• Rekrytointirekisteri

Tietojärjestelmät

• Asianhallintajärjestelmä
• Henkilöstöhallinnon järjestelmä Alma (WebTallennus)
• Henkilöstö- ja palkanmaksatusjärjestelmä Prima
• Henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto Rondo
• Käyttövaltuushallinnan järjestelmä
• Lääkärien työaikaseuranta ja sähköinen asiointi Titania
• Matkalasku ja ajopäiväkirja Populus
• Muut työvuorojen suunnittelu- ja seurantajärjestelmät Timecon, Nepton Flexim, Numeron
• Palkanmaksujärjestelmä Prima
• Rekrytointijärjestelmä Kuntarekry

Henkilöstöhallinnon tietopyynnöt

Pohjanmaan hyvinvointialueella virka- tai työsuhteessa, luottamushenkilönä, harjoittelijana tai opiskelijana olevilla ja olleilla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja heistä on henkilöstörekisteriin tallennettu.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: nimi, työyksikkö, työ- tai virkasuhteen voimassaoloaika.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse.
Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa. Paperitulosteista voimme periä maksun.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: asianosaisen/lähettäjän nimi, asian aihe tai tunnus (diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä.

Postitusosoite:
Pohjanmaan hyvinvointialue / Kirjaamo
Hietalahdenkatu 2–4
65130 Vaasa

Käyntiosoite: XA-talon 1. kerros. Aukioloaika arkisin kello 9–15.

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.

Taloushallinnon tietovaranto sisältää Pohjanmaan hyvinvointialueen taloushallintoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja, kuten talousarvioita, tilinpäätöksiä, laskuja, sopimuksia ja muita taloushallintoon liittyviä asiakirjoja.

Taloushallinnon tietovarantoa käytetään hyvinvointialueen yhteisen taloushallinnon hoitamiseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä muuhun taloushallintoon liittyvään toimintaan.

Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä asioita ja asiakirjoja.

Tietotoryhmät

• Hankinnat, tilaukset ja kilpailutus
• Kirjanpito
• Käyttöomaisuustiedot
• Matkalaskut
• Myyntilaskut
• Ostolaskut
• Sopimukset

Tietojärjestelmät

• Asiakaslaskutusjärjestelmä
• Asianhallintajärjestelmä Dynasty
• Operatiivinen raportointi ExReport
• Ostolaskujärjestelmä DataCycle360 (Rondo)
• Sopimushallintajärjestelmä Cloudia
• Tilausohjelma, Fiori

Taloushallinnon tietopyynnöt

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. Voimme pyytää myös muita lisätietoja, jos tietojen luovuttamisen edellytystä tarvitsee selvittää tarkemmin.

Pyydetyt tiedot luovutamme asiakirjan tyypin ja määrän mukaan Suomi.fi-viestinä, sähköpostitse tai kirjeitse.
Joissakin tapauksissa asiakirjoihin voi tutustua toimipaikassa. Paperitulosteista voimme periä maksun.

Tietopyynnössä käytettäviä hakutekijöitä ovat esimerkiksi: asianosaisen/lähettäjän nimi, asian aihe tai tunnus
(diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä.

Postitusosoite:
Pohjanmaan hyvinvointialue / Kirjaamo
Hietalahdenkatu 2–4
65130 Vaasa

Käyntiosoite: XA-talon 1. kerros. Aukioloaika arkisin kello 9–15.

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)ovph.fi

Salassa pidettävää tietoa sisältävää sähköpostia ei tule lähettää avoimesti. Hyvinvointialueelle voi lähettää turvasähköpostia https://www.turvaposti.fi – palvelun kautta.