Tiedonsaantioikeudet

Potilaskertomusarkiston asiakaspuhelinnumero, p. 06 218 1841.
Puhelinaika potilaille/asiakkaille on maanantaista perjantaihin klo 8-9 ja 14-15.

Yhteistyökumppanit ja viranomaiset ottavat yhteyttä puhelinvaihteen kautta p. 06 218 1111.

Tietopyynnöt

Jokaisella on henkilökohtaisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä käsitellä häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeus perustuu tietosuoja-asetukseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 2016/679)

Tietosuojasyistä tietopyyntöjä tai potilas/asiakastietoja ei voi lähettää tavallisena sähköpostina eikä pyytää puhelimitse.

Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Omia tietoja voi pyytää täyttämällä rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeen. Tietopyyntö lähetetään sähköisellä lomakkeella, jolle kirjaudut omilla pankkitunnuksilla.

Sähköpostitse lähetettävät tietopyynnöt tulee salata. Pyynnön voi tarvittaessa lähettää turvaposti.fi-palvelun kautta. 

Omat potilastiedot voi nähdä myös Omakanta-palvelussa. Pohjanmaan hyvinvointialueelta mm. Vaasan keskussairaala liittyi Kantaan marraskuussa 2015 ja perusterveydenhuolto lokakuussa 2014. Tätä vanhemmat tiedot eivät näy Omakannassa.

Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy vaatimusta tarkastusoikeudesta, on hänelle annettava asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus perusteluineen ja valitusosoituksineen. 

Sosiaalihuollon asiakastiedot

Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Omia asiakastietoja voi pyytää täyttämällä sosiaalihuollon henkilörekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeen. Pyyntö rajataan tiettyyn palveluun, asiakirjaan ja ajanjaksoon.

Valtakunnallisessa Kanta-palvelussa näkyy osio: Sosiaalihuollon tiedot. Tähän osioon tulee näkyviin vaiheittain Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon tietoja lokakuun 2024 aikana.

Virheellisen tiedon oikaiseminen tai poistaminen

Henkilörekisterin tietojen on oltava virheettömiä ja rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia.

Mikäli esimerkiksi potilasasiakirjoissa on mielestäsi virheellinen tieto tai käyttötarkoitussidonnaisuuden kannalta turha tieto, voit käyttää virheen oikaisupyyntö-lomaketta tai esittää pyyntösi myös vapaamuotoisesti. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti mutta enintään yhden kuukauden kuluessa.

Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy vaatimusta tiedon korjaamisesta, on hänelle annettava asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus perusteluineen ja valitusosoituksineen.

Vainajan tiedot

Kuolleen henkilön elinaikaista hoitoa koskeviin potilas- ja asiakasasiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa perustellusta, kirjallisesta pyynnöstä sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa selvittämistä tai toteuttamista varten. Vainajan elinaikaisia potilas/asiakastietoja voidaan luovuttaa siinä määrin kuin se kyseenomaisen käyttötarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Tietojen luovutuksen perusteena voi olla esimerkiksi hoitovirhe, testamentin tai muun vastaavan oikeustoimen pätevyyden tai perinnöllisen sairauden tai muun vastaavan ominaisuuden selvittäminen.

Tietojen pyytäjää sitoo salassapitovelvollisuus.

Oikeuslääketieteelliset ruumiinavaukset

Tiedot oikeuslääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvistä asiakirjoista antaa poliisi.

Tilastokeskuksen kuolintodistusarkisto 

Tilastokeskuksen kuolintodistusarkistosta löytyy kuolintodistukset vuodesta 1966 lähtien. Vuosina 1936-1965 kuolleiden kuolintodistukset sijaitsevat Kansallisarkistossa. Jos kuolemasta on alle vuosi, pyyntö kuolintodistuksesta tehdään sille terveydenhuollon toimitsijalle, joka on laatinut vainajan hautausluvan ja kuolintodistuksen. 

Asiasta lisää Tilastokeskuksen ja Kansallisarkiston nettisivuilla.

Potilas-/asiakasrekisterin käyttölokitietojen tietopyyntö

Lokitiedot toimitetaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 11§ (703/2023) mukaisesti. Lokitiedot luovutetaan kahdelta vuodelta. Tätä vanhempia tietoja ei ole oikeutta saada ilman perusteltua syytä.

Teknisestä uudelleen arkistoinnista johtuen, vanhat käynnit tulevat näkyviin OmaKannassa Terveystiedot otsikon alle, mutta niissä ei ole muuta sisältöä kuin yllä oleva teksti. Tiedot eivät ole kadonneet mihinkään, vaan ne ovat vanhojen tietojen arkistossa Kannassa ja jos haluatte näitä vanhoja tietoja itsestänne, tulee ne pyytää kirjallisesti Pohjanmaan hyvinvointialueen potilaskertomusarkistosta.

Miksi lokitiedoissa voi näkyä erilaisia merkintöjä?

Lokiraporteissa voi näkyä merkintöjä, jotka herättävät kysymyksiä. Alla on selityksiä yleisimpiin tilanteisiin:

• Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä
  Vuonna 2025 Pohjanmaan hyvinvointialueella otettiin käyttöön uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä (Lifecare). Tietoja siirrettiin vanhoista järjestelmistä uuteen teknisen järjestelmän (ns. robotin) avulla.
  Uusi järjestelmä tallentaa lokitietoja eri tavalla kuin vanhat järjestelmät. Tästä syystä lokiraportissa voi näkyä useita merkintöjä samalta kellonajalta. Kaikki tiedot ovat kuitenkin selvitettävissä lokiraportin tarkemmista taustatiedoista.
• Exreport-järjestelmä
  Lokiraportissa voi näkyä Exreport-järjestelmän merkintöjä. Exreport on johdon raportointityökalu, jossa käyntitietoja käsitellään vain tilastollisessa muodossa. Näistä tiedoista ei ilmene salassa pidettäviä tai yksityiskohtaisia terveystietoja.
• Axel Health
  Axel Health on toiminnanohjausjärjestelmä. Sen avulla varataan vastaanottopaikkoja ja se mahdollistaa itseilmoittautumisautomaattien toiminnan.

OmaKannassa näkyvä ”muokkaus” merkintä

Selvityspyyntö asiakas-/potilastietojen käsittelystä

Tällä lomakkeella voit pyytää lisätietoja lokiraportissa esitettyihin tietoihin. Jos epäilet raportin perusteella, että asiakas- tai potilastietojasi on käsitelty asiattomasti (esimerkiksi ilman laillista perustetta), voit tämän lomakkeen avulla tehdä kirjallisen selvityspyynnön asiasta.

Selvityspyyntö on henkilökohtainen, mutta huoltaja tai laillinen edustaja voi tehdä sen puolesta. Lomake tulee allekirjoittaa ja toimittaa suojattua kanavaa pitkin, salatulla sähköpostilla tai suljetussa kuoressa postin välityksellä.

Kirjallinen pyyntö osoitetaan Pohjanmaan hyvinvointialueen tietosuojapäällikölle.

Suostumus potilaan puolesta asiointia varten

Tietojen maksullisuus

Omien rekisteritietojen tarkastaminen, tietojen oikaiseminen sekä käyttölokitietojen saaminen on maksutonta.

Muiden tietopyyntöjen kohdalla noudatamme Pohjanmaan hyvinvointialueen vahvistamia asiakirja- ja tietopalvelumaksuja.

Valitusoikeus

Voit tarvittaessa ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, jos rekisterinpitäjä ei vastaa sinulle määräajassa tai jos rekisterinpitäjä kieltäytyy korjaamasta tietojasi (kieltäytymisen on aina perustuttava lakiin), ja jos mielestäsi kieltäytymiselle ei ole perusteita. Toimita tietosuojavaltuutetulle vapaamuotoinen hakemus ja liitä siihen kopiot kieltäytymistodistuksesta, oikaisuvaatimuksestasi ja virheellisestä asiakirjasta.