Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinta tuo uusia mahdollisuuksia

Pohjanmaan sote-palvelujen pirstaleisen tietojärjestelmäkentän haasteet ovat olleet tiedossa jo pitkään. Osallistumalla yhteiseen Aster-hankkeeseen Pohjanmaa pyrki ratkaisemaan nykyisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien hajanaisuudesta johtuvat ongelmat. Aster-hanke kuitenkin kariutui syksyllä 2021, ja siitä lähtien Pohjanmaa on valmistautunut oman asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan.

Useiden eri järjestelmien käyttö haastaa ammattilaisia ja vie aikaa

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on sote-ammattilaisten tärkeimpiä työvälineitä ja siksi toimiva, kaikille yhteinen järjestelmä on tärkeä toimintaedellytys Pohjanmaan hyvinvointikuntayhtymälle.

– Nykytilanne on sote-ammattilaisen näkökulmasta katsottuna haastava, koska tarvittava tieto on hajaantuneena useissa eri tietojärjestelmissä, sanoo IT-johtaja Pia Haglund.

Pirstaleinen järjestelmäkenttä ei ole kustannustehokas ja se on teknisesti vaikea hallinnoida. Hankkeen toteuttama ammattilaisille suunnattu kysely myös vahvistaa useamman järjestelmän käytön tuomia haasteita. Kyselyn vastaajien mukaan useamman järjestelmän käyttö aiheuttaa haasteita, koska asiakkaan/potilaan tilanteen kokonaiskuvan muodostaminen on haastavaa. Myös viestintä ammattilaisten kesken ja tilastointi on hankalaa ja useamman järjestelmän käyttö vie ammattilaisten aikaa.

– Valtuuston päätös hankinnan käynnistämisestä on meille merkittävä askel kohti alueellisten toimintatapojen yhtenäistämistä, jossa asiakas on keskiössä sekä digitalisaatiolla tavoitellaan merkittävää toiminnan tehostumista, toteaa Haglund.

Hankintaprosessi nytkähtää eteenpäin vaatimusmäärittelyllä

Valtuuston myönteinen päätös tarkoittaa, että ASPO-hankkeessa voidaan viedä hankintaprosessia eteenpäin. Keskeisiä tehtäviä hankkeessa on hankinnan kohteen kuvaaminen riittävällä tarkkuudella. Tämä tehdään muun muassa muodostamalla vaatimusmäärittelyjä, eli kuvaamalla mitä toiminnallisuuksia järjestelmältä vaaditaan.

– Olemme nyt hankkimassa valmista, olemassa olevaa järjestelmää, kertoo Haglund. Huolimatta siitä, että nyt ei olla kehittämässä uutta järjestelmää, on kuitenkin tärkeää, että osaamme kuvata mitä haluamme, Haglund jatkaa.    

ASPO-hanke on jaettu eri vaiheisiin. Alla olevassa kuvassa on kuvattu hankinta kokonaisuudessaan. Valtuuston päätöksen myötä hanke siirtyy nyt kilpailutusvaiheeseen.

Henkilöstö voi seurata ASPO-hankkeen etenemistä hyvinvointialueen intranetissä. Pohjanmaan hyvinvointialueen henkilöstölle on tähän mennessä järjestetty toimittajaesittelyjä sekä kysely asiakas- ja potilastietojärjestelmiin liittyen. Hankkeen edetessä siitä tiedotetaan lisää myös ulkoisilla verkkosivuillamme.